การจัดซื้อ (Purchasing)

[pimkuan]

การจัดซื้อ (Purchasing) หมายถึง

การดำเนินงานตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ วัสดุ และสิ่งของเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จำเป็นโดยมี คุณสมบัติ ปริมาณ ราคา ช่วงเวลา แหล่งขาย และการนำส่ง ณ สถานที่ถูกต้อง (ปราณี ตันประยูร, 2537 : 137)
วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ (Objective of Purchasing)
1. การจัดหาวัตถุดิบเพื่อกระบวนการผลิตโดยไม่ให้ขาด และเพียงพอต่อการใช้
2. การรักษาคุณภาพของวัตถุดิบให้อยู่ในมาตรฐานระดับเดียวกัน
3. การจัดซื้อวัตถุดิบในราคาที่เหมาะสมโดยอยู่ในมาตรฐานต้นทุน
4. การกำจัดปัญหาการซื้อวัตถุดิบซ้ำกัน
5. การหาแหล่งวัตถุดิบสำรองที่มีคุณภาพและเชื่อถือได้
6. การรักษาระดับปริมาณวัตถุดิบในคลัง

วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ (Procedure in purchasing)
ระบบปฏิบัติในการจัดซื้อของแต่ละกิจการย่อมแตกต่างกันไป เนื่องจากแต่ละกิจการมีความแตกต่างกันไปในนโยบาย สินค้าและบริการที่ผลิต ทรัพยากรต่าง ๆ ดังนั้นจึงไม่สามารถกำหนดรูปแบบที่ดีได้แน่นอนตายตัว แต่โดยทั่วไประบบปฏิบัติในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้ (อ้างจาก จุลศิริ ศรีงามผ่อง, 2536, หน้า 6-7)
1. รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ (Purchase Requisition ) ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ
2. ศึกษาถึงสภาพตลาด แหล่งที่จะจัดซื้อ และผู้ขาย
3. ส่งใบขอให้เสนอราคา (Request for Quotations) ไปยังผู้ขายหลาย ๆ แหล่ง
4. รับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย
5. เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ดีที่สุด
6. คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง
7. ส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ
8. ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา
9. วิเคราะห์รายงานการรับรองของการสั่งซื้อ
10. วิเคราะห์และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารใบกำกับภาษี (Invoice) ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน