Odoo / OpenERP Thailand.ORG

สภาพปัจจุบันของข้อมูลระบบสารสนเทศ

1. ขาดการประสานรวมกันของระบบงาน
แต่เดิมระบบข้อมูลสารสนเทศได้ถูกสร้างเพื่อให้แก้ปัญหาต่างๆ ในหน่วยงาน โดยมุ่งเน้นการประหยัดพลังงาน การใช้เครื่องจักรแทนคน การทำให้ระบบเป็นอัตโนมัติมากที่สุด ผลที่ได้คือ ระบบข้อมูลสารสนเทศที่สร้างขึ้นจะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ละแผนก ทำให้การไหลของข้อมูลและการเชื่อมต่อของข้อมูลเกิดความล่าช้า

2. การขาดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันของข้อมูล
ข้อมูลได้ถูกกระจัดกระจายไปตามแผนกต่างๆ ในองค์กร และมีระบบข้อมูลสารสนเทศที่แตกต่างตามแต่ละแผนก ทำให้ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อน เป็นอุปสรรคในการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก

3. การขาดความรวดเร็วในการตอบสนอง
เดิมข้อมูลที่ในแต่ละแผนกจะถูกประมวลผลแบบ Batch Processing เป็นช่วงๆ เช่น เดือนละครั้ง ฯลฯ กว่าข้อมูลนั้นจะถูกนำไปใช้เกิดความล่าช้ามาก ดังนั้น การที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลในทันทีนั้น (Real Time) เพื่อจะตัดสินใจในทันเกิดขึ้นได้ยาก

4. ขาดความสามารถด้าน globalization
ระบบข้อมูลสารสนเทศที่ผ่านมาสร้างขึ้นมาใช้งานเฉพาะอย่าง ไม่สามารถรองรับการทำธุรกิจแบบข้ามชาติ และไม่ทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นเเบบ Global ได้ ดังนั้น การใช้ข้อมูลข้ามชาติเพื่อทำงานร่วมกันเป็นไปได้ยาก

5. ความไม่ยืดหยุ่นของระบบข้อมูลสารสนเทศ
ระบบข้อมูลสารสนเทศเดิมนั้นจะพัฒนาขึ้นเอง ในระบบจึงมีโปรแกรมขนาดใหญ่ ขาดความยืดหยุ่นเพื่อแก้ไข เพิ่มเติม และดูแลระบบ จึงยากหากต้องการจบปรับปรุง เพื่อรับมือกับเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

การวางฐานรากของแนวคิด ERP และการนำ ERP มาใช้ ทำได้โดย

1. การรับรู้สภาพแวดล้อมของการบริหารที่มีการแข่งขันสูง
ในปัจจุบันสภาพแวดล้อมการบริหารธุรกิจได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก มีการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ และต้องเผชิญกับการแข่งขันจากนานาประเทศทั่วโลก การที่จะปรับตัวและรับมือกับสภาพแวดล้อมจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ความรวดเร็วที่จะปรับตัวเพื่อที่จะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงนั้น จะมีผลต่อผลประกอบการขององค์กร

2. การรับรู้ถึงปัญหาและการแก้ไขปัญหาด้านการบริหาร
เมื่อต้องมีการแข่งขันกันสูง ปัญหาต่างๆ ที่พบจะต้องรีบเร่งแก้ไขในทันที หากเกิดความล่าช้าอาจมีผลกระทบต่อองค์กร

3. การสร้างระบบสารสนเทศองค์กรใหม่ โดยสร้างระบบ ERP
การนำ ERP มาใช้อย่างถูกต้องตามแนวคิดนั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การสร้างระบบสารสนเทศขององค์กรใหม่ โดยใช้ชุดโปรแกรม ERP Package ในการสร้างระบบ ERP เพราะระบบข้อมูลเดิมนั้น ไม่สามารถแก้ปัญหาการบริหารงานตามแนวคิดของ ERP ได้

4. การลงมือนำ ERP มาใช้
หลายๆ องค์กร มีความมุ่งมั่นที่จะแก้ไขปัญหาโดยนำระบบ ERP มาใช้

ความสามารถในการแข่งขันขององค์กร



1. ความเข้มแข็งของสินค้าหรือบริการ
การที่องค์กรมีสินค้าและบริการที่แตกต่างจากองค์กรอื่นๆ ย่อมได้เปรียบกว่า แต่ในปัจจุบันการสร้างความแตกต่างของสินค้าและบริการทำได้ยาก ทำให้การตัดสินความสามารถองค์กรอยู่ที่การพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ ได้รวดเร็วและต่อเนื่อง

2.ความเข้มแข็งด้านกระบวนการทางธุรกิจ (business process)
การแข่งขันเรื่องของความมีประสิทธิภาพการสร้างมูลค่าเพิ่มในธุรกิจในการผลิตสินค้าและบริการต่างๆ เช่น กระบวนการพัฒนาสินค้า กระบวนการส่งมอบและให้บริการลูกค้า ซึ่งกระบวนการนี้จะต้องเร่งดำเนินการให้รวดเร็วเพื่อสร้างความแตกต่างจากคู่แข่งขัน องค์กรจึงควรปรับปรุงเปลี่ยนแปลงกระบวนการต่างๆ ทางธุรกิจให้ก้าวหน้าและทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

3. ความเข้มแข็งด้านการพัฒนาสินค้าและบริการแบบใหม่ๆ รวมทั้งความสามารถในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ๆ ที่มีประสิทธิภาพ
ความเข้มเเข็งเกิดจากการพัฒนาสินค้าและบริการใหม่ๆ รวมถึงความสามารถในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจใหม่ๆ บนพื้นฐานของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

การนำ ERP มาใช้ และการเชื่อมโยงไปสู่กิจกรรมการปฏิรูปองค์กร

1. ริเริ่มกิจกรรมปฏิรูปองค์กรโดยการนำ ERP มาใช้
การนำ ERP มาใช้ จะต้องผลักดันกิจกรรมปฏิรูปองค์กรทุกระดับชั้นตั้งแต่ชั้นรากฐาน การนำ ERP มาใช้นั้น ไม่ได้หมายถึงแค่การสร้างระบบข้อมูลสารสนเทศใหม่ทั้งหมด โดยใช้แค่ระบบ ERP เท่านั้น โดยเริ่มจากกิจกรรมเพื่อเปลี่ยนแปลงจิตสำนึกให้เห็นความสำคัญ และทำให้เกิดความเข้าใจในแนวคิดของ ERP รวมถึงทบทวนห่วงโซ่กิจกรรมเดิมและสร้างระบบใหม่ขึ้น ให้สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น และจะใช้กระบวนการทางธุรกิจเป็นฐาน เพื่อสร้างระบบ ERP ใหม่



2. การฝังลึกของกิจกรรมปฏิรูปองค์กรที่เกิดจากการนำ ERP มาใช้
เมื่อปฏิรูปชั้นรากฐาน จะทำให้เกิดการผลักดันเพื่อปฏิรูปองค์กรอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้การที่จะผลิตสินค้าและบริการใหม่ๆ ได้อย่างต่อเนื่องตรงกับความต้องการตลาด และส่งผลให้เกิดการปฎรูประบบสารสนเทศในองค์ด้วย

กิจกรรมปฏิรูปองค์กรโดยการนำ ERP มาใช้

1. การปฏิรูปการทำงาน - ทำให้เกิดการทบทวนทางธุรกิจของห่วงโซ่กิจกรรมเดิม ให้เป็นไปตามแนวคิดของ ERP ส่งผลให้เกิดการนำ ERP มาใช้ และทำให้เกิดการปฏิรูประบบการทำงานที่มีอยู่เดิม การปฏิรูปการทำงานส่งผลกระทบดังต่อไปนี้
- การเพิ่มประสิทธิภาพและความเหมาะสมให้กับกระบวนการทางธุรกิจ
- การทำให้การบริการรวดเร็ว
- ค่าใช้จ่ายลดลง

2. การปฏิรูปการบริหารธุรกิจ - การใช้ ERP ทำให้รวมงานทั้งหมดในห่วงโซ่กิจกรรม รับรู้ถึงกิจกรรมต่างๆ ได้แบบทันที ทำให้ดูแลและบริหารลงทุนทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร - ในการปฏิรูปนั้นต้องแก้ไขโครงสร้างองค์กรแบบดั้งเดิมที่แบ่งแยกในแนวตั้งตาม Function โดยปฏิรูปโครงสร้างให้เป็นแนวราบ (Flat) สามารถควบคุมห่วงโซ่กิจกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรส่งผลให้เกิดการปฏิรูป ดังนี้
- การเป็นตัวเองและความกระตือรือร้นของพนักงาน
- การใช้ความสามารถของพนักงานให้เกิดผล
- การใช้ความคิดสร้างสรรค์ในฐานะขององค์กรให้เกิดผล

ที่มา : nysiissolutions.com