รู้จักกระบวนการต่างๆ ภายในระบบ ERP

[openerp_docman]

กระบวนการในระบบ ERP - แต่ละวงจรจะประกอบไปด้วยข้อมูลย่อยๆ อีกหลายขั้นตอน การทำงานแต่ละกระบวนการอาศัยข้อมูลอิสระและข้อมูลเชื่อมโยงจากผลการทำงานของส่วนอื่น ภาพรวมต่างๆ สามารถอธิบายได้ ดังนี้

1.วงจรการขาย (Sell Cycle)
- การเสนอราคา (Quoting) การสร้างใบเสนอราคาสามารถเรียกดูข้อมูลจากระบบได้ เช่น ต้นทุนลูกค้า ข้อมูลลูกค้า การปรับเปลี่ยนรายละเอียดสินค้า เพื่อใช้ติดตามลูกค้า เมื่อลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อระบบจะเเปลงข้อมูลเป็นคำสั่งขาย
- การสร้างคำสั่งขาย (Sales Order - SO) เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับลูกค้า เมื่อมีการตกลงซื้อขาย ฝ่ายขายจะสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้วระบบจะเข้าไปจองไว้ แต่หากสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลวางแผนผลิตต่อไป
- การจัดส่งสินค้า ข้อมูลคำสั่งขายถูกใช้เป็นข้อมูลจัดส่งอัตโนมัติ เจ้าหน้าที่จัดส่งสามารถทราบว่า จะต้องเตรียมสินค้าอะไร สามารถพิมพ์เอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า/ใบแจ้งหนี้ได้

2.วงจรการวางแผน (Plan Cycle) - ข้อมูลจากหลายๆ ฝ่ายถูกนำมารวมกันไว้สำหรับการคำนวณ การวางแผนในระบบ ERP จะมี 2 ส่วน ได้แก่
- การวางแผนวัสดุ (Material Plannin) การวางแผนผลิตสินค้าเพื่อตอบสนองความต้องการลูกค้า และรักษาปริมาณวัสดุไว้ในระดับที่ต้องการ การวางแผนวัสดุ เริ่มตั้งแต่การสร้างแผนผลิตหลัก (Master Production Schedule - MPS) ข้อมูลจะถูกส่งไปยังการวางแผนวัสดุเพื่อสั่งวัสดุเพิ่ม
- การวางแผนกำลังการผลิต (Capacity Planning) การหากำลังการผลิตของทรัพยากร เช่น คน เครื่องจักร เป็นต้น ระบบ ERP แบ่งการวางแผนกำลังการผลิตเป็น 2 แบบ คือ
1. การวางแผนกำลังผลิตแบบหยาบ เพื่อเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการจากแผนการผลิตหลักกับทรัพยากรหลัก
2. การวางแผนความต้องการกำลังการผลิต เพื่อเปรียบเทียบกำลังการผลิตที่ต้องการกับความต้องการวัสดุกับทรัพยากร
ซึ่งผลลัพธ์จากการวางแผนทั้ง 2 แบบ แบ่งได้เป็น 2 ส่วน คือ แผนผลิต และ แผนจัดซื้อ

3. วงจรการสั่งซื้อ (Buy Cycle)
- การแปลงแผนสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้อ จากการ Run MRP ระบบจะแนะนำแผนการสั่งซื้อให้ผู้ใช้ตรวจสอบรายละเอียดของแผน เมื่อผ่านการทดสอบจะทำการแปลงแผนเป็นคำสั่งซื้อ
- การสร้างคำสั่งซื้อตามการร้องขอจากผู้ขอซื้อ เมื่อบันทึกข้อมูลที่ต้องการซื้อในใบขอซื้อ ระบบจะตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ ข้อมูลจะถูกส่งต่อให้กับผู้มีอำนาจตรวจสอบและอนุมัติ ผู้ซื้อถึงจะออกคำสั่งซื้อได้
- การรับวัตถุดิบและการตรวจสอบคุณภาพ เมื่อ Supplier มาส่งสินค้าพร้อมใบกำกับสินค้า / ใบแจ้งหนี้ ระบบจะอัพเดทสินค้าในคลัง และบันทึกผลการรับสินค้า เราสามารถกำหนดว่าวัตถุดิบใดบ้างที่ต้องผ่านการตรวจคุณภาพ ข้อมูลการรับสินค้าจะถูกส่งไปยังฝั่งบัญชีเพื่อตั้งเจ้าหนี้อัตโนมัติ

4. วงจรสินค้าคงคลัง (Inventory Cycle) กิจกรรมในการควบคุมสินค้าคงคลังประกอบด้วย การรับวัสดุ การตัดจ่าย และปรับปรุงปริมาณวัสดุในคลังสินค้า การเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังมีผลต่อยอดสินค้าคงเหลือ ระบบ ERP มีการนับสินค้าคงคลังแบบ Physical Count เพื่อให้สินค้าในคลังกับที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ตรงตามจริง เราสามารถกำหนดระดับการควบคุมสินค้าคงคลังได้ตามความเหมาะสม ในการรับหรือตัดจ่ายวัสดุต้องมีการอ้างอิงตลอดเวลา

5. วงจรการผลิต
- การสร้างคำสั่งผลิต (Work Order - WO) คำสั่งผลิตสามารถสร้างได้จากหลายทาง เช่น แปลงแผนคำสั่งการผลิตที่ได้จากการ RUN MRP เป็นคำสั่งผลิต หรือแปลงคำสั่งขายเป็นคำสั่งผลิตโดยตรง
- การดำเนินงานและควบคุมการผลิต นำคำสั่งผลิตไปปฏิบัติ เปรียบเทียบปริมาณงานกับกำลังการผลิตของแต่ละสถานีงาน จัดลำดับงานที่อยู่ในแถวคอยการควบคุมและตรวจสอบคุณภาพสินค้าที่ผลิต
- การเบิกวัสดุ สามารถทำได้หลายวิธี ทั้งการเบิกทีละรายการ การเบิกโดยอ้างอิงกับสูตรการผลิต
- การรายงานผลการผลิต ได้แก่ รายงานปริมาณการผลิตสินค้า ผลการตรวจสอบคุณภาพ ชั่วโมงแรงงานหรือชั่วโมงเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิตของแต่ละคำสั่งผลิต การรายงานผลการผลิตทำให้เราทราบสถานะของคำสั่งผลิต และให้ข้อมูลที่เราใช้ในการคิดต้นทุน

6.วงจรบัญชี (Accounting Cycle) จะบันทึกรายการทางบัญชีจากกิจกรรมต่างๆ โดยอัตโนมัติ ประกอบด้วยกระบวนการ 3 ส่วน ได้แก่
- ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Recievable) เริ่มจากสร้างใบเเจ้งหนี้ ระบบจะบันทึกรายการบัญชีตั้งลูกหนี้และภาษีขาย เมือลูกค้ามาจ่ายเงินฝ่ายการเงินจะรับเงินและส่งเอกสารการรับชำระให้ฝ่ายบัญชีบันทึกรายการ และตัดรายการบัญชีลูกหนี้ได้
- ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) เริ่มจากฝ่ายบัญชีได้รับเอกสารใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ แล้วทำรายการ Voucher ตั้งยอดเจ้าหนี้ รายการ Voucher จะเข้าสู่การอนุมัติจ่าเงินเพื่อเตรียมจ่ายเงินและพิมพ์เอกสารอนุมัติเตรียมจ่ายต่อไป เอกสารการจ่ายเงินจะถูกส่งให้ฝ่ายบัญชีบันทึกรายการจ่ายชำระหนี้ตัดรายการเจ้าหนี้และบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger Accounts) เริ่มจากสร้างผังบัญชี เพื่อให้ระบบลงบัญชีได้โดยอัตโนมัติ แล้วส่งรายการเข้าระบบบัญชีแยกประเภทเพื่อกระทบกับยอดยกมาและรายการบัญชีในงวดปัจจุบัน ผู้ใช้สามารถทำการตรวจสอบความถูกต้องในการบันทึกรายการจากงบทดลอง และปิดงวดบัญชี เพื่อสรุปรายงานทางการเงินต่างๆ

ที่มา : eau.ac.th