ในการจ่ายค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะค่าสาธารณูปโภค เช่น ค่าน้ำค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ บางบิลยอดที่ต้องชำระจะไม่ใช่ยอดเต็ม เช่น 844.23 บาท เมื่อจ่ายจริงก็จะปัดขึ้นหรือปัดลงให้เป็นยอดเต็ม จึงทำให้เกินเงินขาดหรือเงินเกินขึ้น ดังนั้นมาดูการบันทึกใน Express
ตัวอย่าง จ่ายชำระค่าโทรศัพท์ 1,234 บาท ภาษีซื้อ 86.38 บาท รวม 1,320.38 บาท
สมมุติ ปัดขึ้น จ่ายเป็นเงินสด 1,321 บาท
- Dr. ค่าสาธารณูปโภค-ค่าโทรศัพท์ ................1,234.00
.....ภาษีซื้อ ..........................................86.38
.....เงินเกินขาดบัญชี ..................................0.62
......Cr. เงินสด ..................................................1,321.00
สมมุติ ปัดลง จ่ายเป็นเงินสด 1,320 บาท
- Dr. ค่าสาธารณูปโภค-ค่าโทรศัพท์ ................1,234.00
.....ภาษีซื้อ ..........................................86.38
......Cr. เงินสด ..................................................1,320.00
.........เงินเกินขาดบัญชี ..............................................0.38
ใน Express การบันทึก เงินเกินขาดบัญชี โดยการ ดับเบิ้ลคลิ๊กที่ช่อง "ชำระโดยอื่นๆ <F7>" จะขึ้นผังบัญชีมาให้เลือกเงินขาดเกินบัญชี
- ถ้าเป็นเิงินขาด(ปัดขึ้น จ่ายเพิ่ม) ใส่ตัวเลขเข้าไปได้เลย
- ถ้าเป็นเงินเกิน(ปัดลง จ่ายน้อยบิล) ใส่เครื่องหมายลบหน้าตัวเลข
ทั้งนี้โดยส่วนใหญ่จะตั้ง เงินเกินขาดบัญชี อยุ่ในหมวดค่าใช้จ่าย และเป็นบัญชีที่มียอดทั้งด้าน เดบิท และ เครดิต ซึ่งจะทำการปรับปรุงในวันสิ้นงวด โดยจะถึอเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือ รายได้อื่นๆ