เพิ่มศักยภาพการแข่งขัน SMEs ด้วย Open Source ERP (ตอนที่ 1)

[openerp_docman]

เนื่องจากการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของวิสาหกิจส่วนใหญ่โดยเฉพาะวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (Small and Medium Enterprises: SMEs) ในปัจจุบันได้แยกเป็นแผนก ส่วนงานที่สำคัญคือ แผนกขาย ผลิตจัดซื้อ-จัดหา คลังสินค้า บัญชี-การเงิน ทรัพยากรบุคคล และแผนกซ่อมบำรุง ทำให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง โดยมีสาเหตุสำคัญขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานเป็นหลัก กล่าวคือ การจัดเก็บข้อมูลด้อยประสิทธิภาพ การจัดสรรงานไม่เหมาะสม ไม่มีการประสานงานระหว่างแผนก

ส่วนงาน การกำหนดหน้าที่ไม่ชัดเจน ขั้นตอนการทำงานไม่ชัดเจน และการสั่งงานซ้ำซ้อน เนื่องจากบุคลากรในวิสาหกิจขาดการรับรู้ข้อมูลของวิสาหกิจที่เป็นเวลาจริง (Real Time) ทำให้การตัดสินใจในการบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เป็นไปด้วยความล่าช้า และเกิดความผิดพลาดสูง ซึ่งวิธีการหนึ่งในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือ การประยุกต์ใช้การวางแผนทรัพยากรวิสาหกิจ (Enterprise Resource Planning: ERP) ซึ่งเป็นระบบที่สามารถเชื่อมโยงระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรวิสาหกิจเข้าด้วยกัน

ตั้งแต่ระบบงานทางด้านการขาย การผลิต จัดซื้อ-จัดหา การบริหารสินค้าคงคลัง การบัญชี-การเงิน การบริหารทรัพยากรบุคคล ตลอดจนระบบการขนส่งและกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การตัดสินใจในการวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรวิสาหกิจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานขององค์กรวิสาหกิจลง ซึ่งสามารถแสดงการศึกษา และผลการศึกษาเกี่ยวกับระบบ ERP ที่สำคัญดังแสดงในตารางที่ 1 ข้างล่างนี้

ตารางที่ 1 แสดงการศึกษาและผลการศึกษาเกี่ยวกับระบบ ERP ที่สำคัญ

ตารางที่ 1.png

และเนื่องจากบริษัทกรณีศึกษาดำเนินการผลิตขนมปังและเบเกอรี่ 22 ชนิดผลิตภัณฑ์ในระดับอุตสาหกรรม มีกำลังการผลิตสูงสุด 80,000 ชิ้น/วัน ใช้วัตถุดิบหลัก ได้แก่ แป้ง น้ำตาลทราย กันรา เกลือ และหมูหยอง มีพนักงานประจำ 120 คน ยอดขายประมาณ 5-6 ล้านบาท/เดือน โดยเป็นลูกค้าในเขตภาคตะวันออกเฉียงเหนือและภาคเหนือตอนล่าง 95% และลูกค้าในประเทศเพื่อนบ้านตามแนวชายแดน 5%

และเนื่องจากการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทกรณีศึกษาแยกเป็นแผนก ส่วนงาน ทำให้ขาดการจัดเก็บ บริหารและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง คิดเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เพิ่มมูลค่าจากกระบวนงานเหล่านี้ถึงร้อยละ 15 ของยอดขาย

ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าขายสูงขึ้น ความสามารถในการแข่งขันของบริษัทกรณีศึกษาลดลง บริษัทกรณีศึกษาจึงจำเป็นที่จะต้องปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ โดยใช้ระบบ ERP ที่เป็นแบบบูรณาการกระบวนงานหลักเข้าด้วยกัน โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือช่วย เพื่อให้การประมวลผล และตัดสินใจเป็นอย่างถูกต้องและรวดเร็ว

ดังนั้นคณะผู้วิจัยจึงได้มีการประยุกต์ใช้โดยโปรแกรม Tiny ERP กับบริษัทกรณีศึกษาซึ่งเป็นโปรแกรม ERP ที่มีคุณลักษณะที่สำคัญ คือ
1. โปรแกรมมีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับธุรกิจ กิจการระดับ SMEs และเป็นโปรแกรมแบบ Open Source ที่อนุญาตให้นำไปใช้โดยไม่คิดค่าใช้จ่าย
2. สามารถดาวน์โหลดใช้งานได้เลย จากเว็บไซต์ http://www.tinyerp.org โดยมีทั้ง Source Code และDistribute Files เพื่อง่ายในการติดตั้ง
3. โปรแกรมมีลักษณะเป็นโมดูล เชื่อมต่อกันโดยที่ผู้ใช้งาน (User) อาจจะไม่ต้องใช้งานครบทุกโมดูลก็ได้ โมดูลสามารถแก้ไขได้เองโดยโปรแกรมเมอร์ และสามารถเขียนขยายให้ตรงกับความต้องการของหน่วยงานได้ โดยมีโมดูลที่มีผู้พัฒนาเพิ่มเติม สามารถดาว์นโหลดได้จากเว็บ http://www.tinyforge.org รวมถึงการปรับปรุงให้ Tiny ERP สามารถทำงานกับภาษาไทยด้วย
4. มีลักษณะการทำงานเป็นแบบ Client-Server กล่าวคือ มีโปรแกรมส่วนที่ให้บริการ (Server) ทำงานอยู่ตลอดเวลา และโปรแกรมลูกข่าย (Client) เข้ามาเรียกใช้บริการ การทำงานลักษณะนี้ ทำให้สามารถทำงานได้พร้อมกันหลายคน เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นลูกข่ายมีได้หลายเครื่องโดยต่อเข้าเป็นเครือข่ายเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายที่ให้บริการ หรือจะใช้งานกับเครื่องเดียวก็ได้
5. สามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ในแต่ละฝ่ายแยกจากกันได้ เช่น อนุญาตให้ฝ่ายจัดซื้อ ป้อนข้อมูลได้ในเฉพาะส่วนของการจัดซื้อ โดยไม่สามารถป้อนข้อมูลของฝ่ายบัญชี เป็นต้น

โดยที่ Tiny ERP มีโมดูลสนับสนุนฟังก์ชั่นการทำงานจำนวนมากให้เลือกติดตั้งใช้งานตามที่ต้องการ มีโมดูลหลักจำนวน 11 โมดูล คือ การจัดการคู่ค้าสัมพันธ์ การบัญชีและการเงิน การจัดการทรัพยากรบุคคล การจัดการผลิตภัณฑ์ การบริหารสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การจัดการการขาย การจัดการการผลิต การบริหารโครงการ การจัดการการตลาดและแคมเปญ และการบริหารระบบ ซึ่งโมดูลเป็นชุดโปรแกรมเพื่อการทำงานที่สมบูรณ์ ที่สามารถเพิ่มเมนูใหม่ ๆ เข้าในโปรแกรม การพิมพ์รายงานแบบใหม่ การปรับแก้ฟอร์มต่าง ๆ ข้อมูลตัวอย่างเพื่อนำเสนอการใช้งาน เป็นต้น ซึ่งในงานวิจัยครั้งนี้คณะผู้วิจัยได้เลือกติดตั้ง 4 โมดูล คือ การขาย การผลิต การจัดซื้อ และการบริหารสินค้าคงคลัง โดยมีขั้นตอนการดำเนินงาน และผลการดำเนินงานที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. เลือกกลุ่มผลิตภัณฑ์ และจัดทำดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
1.1 กลุ่มผลิตภัณฑ์ที่ใช้ ERP โดยได้รวบรวมยอดขายของผลิตภัณฑ์ทั้งหมด 22 ผลิตภัณฑ์เป็นระยะเวลา 5 เดือน คือ มกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม เมษายน และพฤษภาคม 2551 แล้วเลือกกลุ่มผลิตภัณฑ์ที่มียอดขายรวมกันประมาณ 40% ของยอดขายทั้งหมด ผลการศึกษาได้เลือก 2 สายการผลิตจาก 7 สายการผลิตจำนวน 8 ผลิตภัณฑ์ ดังแสดงรายละเอียดในตารางที่ 2

ตารางที่ 2.png

เหตุผลที่เลือก 2 กลุ่มผลิตภัณฑ์เพื่อทดลองใช้ ERP เพราะ 2 กลุ่มผลิตภัณฑ์นี้มียอดขายที่ทำรายได้สูงให้กับบริษัท ประกอบกับเพื่อให้สะดวกต่อการรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบ (โรงงานกรณีศึกษามีวัตถุดิบที่หลากหลายชนิดมาก) การกำหนดสายการผลิต การกำหนดสถานีงาน ตลอดจนการป้อนข้อมูลคู่ค้าลงในโปรแกรม Tiny ERP